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员工学习交流材料——你做的秘书是几段?

总经理让秘书次日九点安排一个会议:通知到每一个参会人员,然后秘书自己也参加会议并做好服务。


一段秘书的做法:发通知。用电子邮件或微信发出会议通知,准备好会议用品,并参加会议。


二段秘书的做法:抓落实。发出通知后,通过打电话或微信与需要参会的同志逐一落实,确保每个人被及时通知到。


三段秘书的做法:重检查。通知发出,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒需要参会的人员及时参会,并了解有没有变动,如有变动,及时向总经理汇报,保证总经理在会前知悉会议缺席情况,也给总经理确定将缺席的人员是否必须参会留下时间。

四段秘书的做法:勤准备。发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室的门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。


五段秘书的做法:细准备。除以上任务完成以外,还事先了解了这个会议的性质是什么,主要议题是什么,然后给参会者发过去与这个议题有关的资料,供他们参考。


六段秘书的做法:做记录。除完成以上任务以外,还在会议过程中详细做好了会议记录。并在允许的情况下,做了一个录音备份。


七段秘书的做法:发记录。除完成以上任务以外,会后还整理好会议记录(录音)给总经理。然后,请示总经理是否发给参会人员,或其他人员。


八段秘书的做法:定责任。除完成以上任务以外,将会议上确定的各项任务一一落实到相关责任人。然后,经当事人确认后,形成书面备忘录。将备忘录交给总经理和当事人一人一份,定期跟踪各项任务的完成情况,并及时向总经理汇报。


九段秘书的做法:做流程。把上述过程做成标准化的会议流程,让任喊拿哦某枪释敬笕个秘书都可以根据这个流程把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系。

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